EXEMPLU EVENT MANAGEMENT (STUDIU DE CAZ)

Soluția de Event Management face posibilă organizarea unor evenimente cu condiții de calificare sau fără, precum și a unei școlarizări în funcție de cerințele de calificare ale participanților (angajați, colabolatori, interesați).
 

Dacă o soluție standard nu este suficientă, este necesar un program individualizat de management al evenimentelor.

Detaliile evenimentului, cum ar fi locul, data, perioada de timp, numărul maxim de participanți și invitați sau condițiile de calificare pot fi configurate de utilizator. De asemenea, este posibilă gestionarea evenimentelor on-line sau restricționarea participarii la mai mult de un eveniment de un anumit tip. Condițiile de calificare sunt uneori foarte complexe și îndeplinerea lor se poate face printr-un program de analiză în care organizatorii introduc KPI-uri diferite ca și criterii de selecție și preiau rezultatul în lista de calificări.
 

Participanții se pot înregistra la un eveniment on-line sau printr-un canal clasic: e-mail sau telefon, caz în care un organizator va introduce datele în sistem. În plus, este de asemenea posibilă selectarea și rezervarea preferințelor referitoare de exemplu la meniu, numărul de invitați.

 

Formularele de înregistrare se pot personaliza, chiar și în diferite limbi. Utilizatorul poate seta câmpuri obligatorii și câmpuri opționale.

Statusul înregistrărilor este disponibil în timp real și permite gestionarea eficientă a evenimentului.

Confirmările rezervărilor pot fi trimise automat prin e-mail sau verificate și trimise apoi prin poștă.

Dacă interesul pentru un eveniment este mai mare decât s-a prevăzut, se pot crea liste de așteptare.

Utilizatorul poate alege între diferite categorii de bilete și poate stabili ca intrarea la eveniment să se facă pe baza formularului de confirmare tipărit sau prin scanarea unui cod QR.

Rezervarea poate fi modificată sau anulată. Aceste procese funcționează intuitiv și arată îmbietor pentru participant.

Utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza și imprima rapoarte pe baza unor criterii cum ar fi de ex. locul de desfășurare, ora, perioada, participanții precum și istoricul procesului de înregistrare.

Numărul de participări la evenimente sau școlarizări este considerat un KPI pentru alte module și aplicații SAP.